Очень часто при выборе средств коммуникации останавливаются на привычных каналах связи: мессенджеры, электронная почта, мобильная связь. При всех очевидных преимуществах, данные способы имеют ряд недостатков и ограничений.  Прежде всего это отсутствии центрального узла, где могла бы аккумулироваться информация от разных пользователей, именно на основе такой информации в головной организации можно и нужно принимать управленческие решения.

    Очевидно, что контроль деятельности подрядчика должен выполнятся постоянно, а при большом количестве подрядных организаций и объеме выполняемой ими работы, контролировать действия подрядчиков может быть непростой задачей. В данном случае необходимо по возможности автоматизировать данное направление.

    Разумеется, отчетность является необходимым аспектом любой деятельности. Чтобы оценить качество работ, нужно проанализировать результаты.  При этом формат отчетности, отчетные периоды, типы отчетов могут быть самыми разными, а на их подготовку может уходить много ресурсов и времени, которые по затратам могут быть весьма значительными.

    Для решения описанных проблем в компании ЛантаСервис был разработан и внедрен информационно-аналитический портал для работы с сервисными подрядчиками. Портал реализован на привычной связке WebСервер+PHP+MySQL. Пользователями портала являются более 300 сервисных партнеров. Функционально портал обеспечивает загрузку сервисными партнерами в базу данных отчетной информации о выполненных работах.  При этом система автоматически контролирует валидность загружаемых данных и «подсвечивает» пользователю проблемные записи. Разработанный алгоритм позволяет значительно сократить время на отправку, проверку и согласование документов о проделанной подрядчиками работе, при этом обеспечивается прозрачность действий подрядчиков и сотрудников ЛантаСервис.

    Разумеется, основным плюсом функционирования портала является формирование единой обширной базы данных, в которой хранится результаты деятельности сервисных партнеров за длительный период. Информация, содержащаяся в базе данных, позволяет руководству Ланта Сервис оперативно проводить анализ деятельности сервисных партнеров и своевременно принимать эффективные управленческие решения. Для визуализации отчетных данных используется известная и активно развивающаяся BI система YandexLens.

    Одним из важнейших аспектов деятельности компании, обеспечивающий сервис в области обслуживания печатной техники является учет и прогнозирование потребности клиента в расходных материалах и запасных частях. Эффективный и корректный алгоритм этой деятельности с одной стороны должен обеспечить потребности клиента, что в конечном итоге положительно скажется на показателе SLA, а с другой стороны должен минимизировать потери сервисной компании на неоправданные затраты. Немаловажно наладить систему учета, а также контроль расходов, которые бы сводили бы к минимуму возможность возникновения случаев, когда владелец сервиса может и не догадываться, что его обкрадывают. Учет расходных материалов базируется на следующих принципах:

• при расчетах необходимо основываться на ресурсные нормы от производителя

• необходимо регулярно фиксировать фактически расходованный материал

• необходимо автоматизировать контроль корректности запросов клиента на поставку расходных материалов и запчастей.

• следует сформировать эффективный алгоритм прогнозирования потребности клиента и обеспечить минимальный запас требуемых запчастей.

    Очевидно, что для реализации данных принципов необходимо использовать возможности IT инструментов. Прежде всего необходимо сформировать актуальную базу данных устройств и совместимых с ними расходных материалов и запасных частей. Далее следует обеспечить фиксацию доставки клиенту заказанных расходных материалов. Для этого можно задействовать используемую в компании ServiceDesk. Уже на этом этапе крайне важно обеспечить проверку реальной потребности клиента на основе полученной информации об объеме выполненной печати. Здесь потребуется осуществить тесную интеграцию информационных систем, так как обычно учет расходов и отчетность по объёму печати клиента ведется в разных системах. Для решения этой задачи необходимо очень тщательно продумать алгоритм работы информационной системы при расчете этой потребности. Имеется немалое количество нюансов, которые необходимо учитывать. Безусловно большое значение имеет эффективное прогнозирование потребности клиента. Такой прогноз необходимо проводить регулярно, с учетом текущей ситуации и особенностей клиента. Существует достаточно много готовых решений способных решить описанные задачи, однако зачастую потребности бизнеса специфичны, поэтому не исключается разработка собственного продукта.